各パソコンから入力されるデータが、ひとつのデータベースに統合的に蓄積される
Excel形式で共有フォルダに保存する場合
それぞれの担当者がExcelやWordで作成したファイルをネットワーク内の共有フォルダに保存し、社内で共同利用する手法は一般によく用いられています。
しかし、長期にわたってその都度保存されるファイルが増えてゆくうちに、必要なファイルを探し出すのが困難になっている状況が多く発生しています。
データベースによる入出力
日々入力されるデータ内容によって売上・仕入・入出金などの定められた形式で保存されます。
利用者は必要な条件(日付け、取引先など)を指定するだけで、蓄積されたデータから求める資料を取り出すことが可能となります